Pusat Bantuan · Project & Finance
Ikuti langkah membuat Project, menyusun CE per venue, dan mengajukan biaya ke Finance. Anda bisa mulai dari Project Baru atau Permintaan Finance.
Project dapat memakai venue atau tanpa venue. Aktifkan Gunakan venue bila perlu: CE dibuat per venue saat aktif, atau untuk seluruh Project saat tidak aktif. CE tanpa venue tetap mendukung simpan, edit, pengajuan, dan revisi. Contoh dan diagram per venue di bawah berlaku untuk Project yang memakai venue. Panduan ini khusus pengajuan kategori Project. OPEX dan CAPEX memiliki alur terpisah dan tidak menggunakan CE venue.
Jalur A · Buat rencana biaya
Isi data Project, tambahkan beberapa venue, lalu siapkan dan ajukan CE setiap venue. Setelah disetujui, budget siap menjadi acuan pengajuan finance.
Jalur B · Ajukan kebutuhan biaya
Pilih Project yang sudah ada. Jika belum ada, gunakan Buat Project Baru, selesaikan Project, lalu kembali ke form finance dan pilih venue yang dibiayai.
01 / Mulai Project atau Pengajuan
Untuk menyusun rencana biaya, buka Project Baru, isi data Project, lalu tambahkan venue. Untuk mengajukan kebutuhan biaya, buka Permintaan Finance, pilih kategori Project, lalu pilih Project dan venue yang akan dibiayai. Jika Project belum tersedia, pilih Buat Project Baru terlebih dahulu.
Pengajuan finance tidak harus menunggu kickoff. CE yang belum disetujui belum menjadi acuan budget; pengajuan tersebut mengikuti pemeriksaan Budget Variance.
Alur Project dengan venue dan CE; Add Cost memakai anggaran tersendiri. Buat atau pilih Project dan venue. Siapkan CE per venue, ajukan approval ke Direksi atau Finance, lalu isi pengajuan finance. Pengajuan sebelum CE disetujui tetap melalui pemeriksaan Budget Variance.
Klik kotak halaman untuk membuka tujuannya di tab baru. Pada diagram 01, klik “Lanjut ke diagram 03” untuk membuka bagian 03 di tab baru. Gulir di area diagram untuk melihat bagian bawah. Gunakan + untuk memperbesar, atau pilih Buka diagram untuk melihatnya di tab baru.
02 / Buat CE per Venue
CE (Cost Estimation) adalah rincian rencana biaya untuk seluruh Project tanpa venue, atau satu venue jika Gunakan venue aktif. Buat CE Venue A dan Venue B secara terpisah, lalu minta approval masing-masing.
Rute utama
Cost Estimation → Buat CE → pilih Project → pilih venue jika digunakan
Buka atau buat Project. Isi data Project. Jika Gunakan venue aktif, tambahkan satu atau beberapa venue beserta jadwalnya; jika tidak, lanjutkan tanpa venue. Lalu klik Create Project / Buat Project hingga statusnya Deal Announced. Project yang masih Draft belum siap untuk input CE.
Venue diperlukan? Aktifkan Gunakan venue dan tambahkan melalui Edit Project. Project yang sudah ditutup atau dibatalkan tidak dapat membuat atau mengubah CE.
Buka Cost Estimation → Buat CE. Tanpa venue, buat CE untuk seluruh Project; jika memakai venue, pilih venue yang ingin dianggarkan. Tab CE di detail Project menampilkan daftar dokumen, status, dan budget; klik dokumen untuk membukanya.
Pada form CE, pilih Project; pilih Venue Project hanya jika Project memakai venue. Pilih Project terlebih dahulu untuk membuka rincian biaya, lampiran, dan catatan. Saat mengganti Project pada CE baru yang sudah terisi, pilih Ganti & pertahankan rincian, Ganti & kosongkan form, atau Batal. Pertahankan rincian membawa baris, catatan, dan berkas lokal; periksa ulang venue tujuan. Dokumen yang sudah diunggah ke Project lama perlu diunggah ulang. Project pada CE tersimpan tidak dapat diganti. Jika sudah ada draft, gunakan Lanjutkan Draft agar tidak membuat versi ganda.
Minimal satu baris biaya harus lengkap. Pilih Kategori dari Master Kategori CE aktif, isi Item Biaya, Qty, Unit, dan Harga Satuan. Qty harus lebih dari nol; harga tidak boleh negatif. Gunakan maksimal dua angka desimal. Vendor dan Catatan bersifat opsional; jika vendor diisi, pilih yang terdaftar di master.
Isi baris pertama, lalu klik Tambah Baris untuk biaya berikutnya.
Salin rincian dari Excel / Google Sheets, lalu tempel ke grid CE. Cek kembali hasil pemetaan kolom.
Tambahkan dokumen pendukung tanpa pemetaan otomatis. Periksa pratinjau; berkas diunggah saat CE disimpan.
Buka Dokumen PO / CL pada baris biaya untuk mengunggah beberapa berkas atau memilih Gunakan pada dokumen yang sudah tersedia. Satu dokumen dapat dipakai pada beberapa baris atau kategori. Klik nama berkas untuk pratinjau; melepas dokumen hanya menghapus kaitannya dengan baris tersebut. Berkas diunggah saat CE disimpan, dan kaitannya tetap tersedia saat edit atau revisi. Attachment CE tetap untuk lampiran umum.
Nama kategori di bawah adalah contoh; gunakan kategori yang tersedia di workspace. Geser tabel untuk melihat seluruh kolom pada layar kecil.
Pilihan kategori diurutkan A–Z. Untuk mengganti kategori atau vendor, buka pilihannya lalu cari dan pilih pengganti. Total baris = Qty × Harga Satuan; Total Budget dihitung otomatis dari semua baris.
Import sumber Excel, PDF, dan gambar sementara disembunyikan pada form CE baru. Jika tersedia pada form edit CE, periksa hasil pemetaan dan perbaiki kategori atau angka yang belum terbaca sebelum menyimpan.
Pastikan item, jumlah, harga, venue, dan total sudah benar. Catatan dapat diisi saat membuat CE untuk menjelaskan dasar perhitungan. Saat mengedit CE, gunakan Catatan revisi untuk menjelaskan perubahan.
Menyimpan pekerjaan untuk dilanjutkan. Penyimpanan berikutnya memperbarui draft yang sama. Draft belum menjadi budget yang dapat dipakai Finance dan tetap memerlukan minimal satu baris valid.
Menyimpan CE dan mengirimkannya untuk persetujuan. Status menjadi Menunggu Approval; rincian terkunci selama menunggu. Di ponsel, tombolnya tampil sebagai Ajukan Approval.
Untuk CE pertama, Direksi atau Finance yang memiliki hak approval membuka CE yang menunggu persetujuan, memeriksa rincian biaya, lalu memilih Setujui CE atau Tolak CE. Catatan persetujuan opsional; alasan penolakan wajib. Revisi atas CE approved wajib ditinjau dan disetujui Direksi. Setelah Approved, CE menjadi anggaran yang berlaku. Buka tab Costing untuk membandingkan budget, biaya aktual, pembayaran, dan sisa anggaran per Project atau venue; nilai yang belum tersedia tidak berarti nol.
CE yang ditolak dapat diperbaiki dan diajukan ulang. Periksa Riwayat Keputusan CE untuk catatan approver, nama, dan waktu keputusan. Catatan approver terpisah dari catatan penyusun atau revisi; versi approved sebelumnya tetap berlaku selama revisi belum disetujui.
Satu approver yang berwenang cukup untuk approval CE; ini berbeda dari rangkaian persetujuan pengajuan pembayaran. Ulangi langkah pembuatan CE untuk venue lain. Semua venue harus memiliki CE disetujui sebelum Project berstatus CE Approved.
Pada Permintaan Finance, pilih Project dan venue yang sama pada alokasi penerima, kemudian kategori dan item CE. Sistem memeriksa nilai pengajuan terhadap sisa budget item tersebut. Contoh: item panggung Rp1.000.000 sudah memiliki komitmen Rp600.000, maka sisa item itu Rp400.000; budget sewa tidak otomatis menutup kekurangannya.
CE yang disetujui tidak diedit langsung. Buka Lihat CE → Buat Revisi, ubah rincian, lalu ajukan approval Direksi. Selama revisi belum disetujui, CE lama tetap berlaku dan komitmen sebelumnya tetap dihitung.
03 / Ajukan Biaya ke Finance
Siapkan rincian biaya dan rekening penerima, lalu gunakan CE venue sebagai acuan pengajuan. Ikuti langkah berikut agar kebutuhan biaya dapat diperiksa Finance.
Buka Permintaan Finance. Untuk pembayaran vendor/pribadi, pilih lingkup Project pada setiap kartu penerima, lalu Project dan venue jika digunakan. Satu pengajuan dapat mencakup beberapa penerima dan lingkup Project/Opex. Cost Centre otomatis mengikuti ID dan nama venue. Venue yang ditutup untuk AP tidak tersedia untuk pengajuan baru; pengajuan yang sudah masuk tetap dapat diproses.
Untuk tambahan pekerjaan klien, buat dokumen melalui menu Add Cost atau tab Add Cost di Project. Pilih induk Project/venue, isi rincian seperti CE, dan lampirkan bukti PDF, gambar, atau rekaman suara saat mengajukan. Budget Add Cost baru dapat dipakai setelah approved; revisi tidak mengganti budget sebelumnya sampai disetujui. Pada AP pilih kategori Add Cost, lalu Permintaan Add Cost dan periksa sisa budgetnya. Anggaran ini terpisah dari CE utama.
Saat mengganti Project atau venue, pilih pertahankan rincian, hapus rincian, atau batal. Rincian yang dipertahankan kehilangan tautan CE/Add Cost dan metadata pajak sumber; pilih ulang sumber budget serta periksa pajak. Biaya yang belum dihubungkan kembali mengikuti pemeriksaan Budget Variance.
Pilih kategori dan item CE dari venue tersebut, lalu isi jumlah dan nilai biaya yang diajukan. Periksa sisa budget tiap item; sistem menghitungnya dari CE yang sudah disetujui setelah dikurangi pemakaian yang berlaku. Uang muka yang belum selesai LPJ tetap dihitung sebagai komitmen. Setelah LPJ ditutup, realisasi final menggantikan nilai uang muka, bukan ditambahkan lagi. Pembayaran Vendor dan Reimbursement yang Terbayar menjadi biaya realisasi tanpa LPJ.
Isi penerima pembayaran, nama bank, nomor rekening, pemilik rekening, entitas pembayar, dan rekening sumber. Lengkapi jatuh tempo setiap baris AP sebelum mengirim; draft boleh disimpan tanpa tanggal. Periksa rincian sebelum mengirim. Untuk pembayaran vendor, gunakan satu vendor per kartu penerima; beberapa item CE boleh digabung jika vendornya sama. Vendor penerima harus sesuai dengan vendor pada item CE yang dipilih.
Vendor berbeda? Tambahkan kartu penerima.
Contoh: biaya panggung dan lampu dari Vendor A boleh digabung dalam satu kartu penerima. Biaya sound system dari Vendor B dicatat pada kartu penerima lain dalam nomor pengajuan yang sama. Pilih Project dan venue yang sesuai, lalu isi item serta rekening Vendor B.
Pada peringatan budget, klik Pengajuan lain yang dihitung untuk menelusuri pengajuan penyumbang pemakaian dan nilai yang dihitung pada lingkup item, kategori, venue, atau Project. Nilai per item dapat berbeda dari total pengajuan. Draft atau LPJ yang baru diajukan belum menjadi realisasi final.
Jika biaya sesuai CE dan sisa budget cukup, pengajuan masuk review Business Support dan Finance, kemudian persetujuan Direksi. Jika belum ada alokasi CE atau nilainya melebihi sisa budget, pengaju perlu mengajukan Budget Variance beserta alasan selisih biaya kepada Direksi terlebih dahulu. Setelah variance disetujui, pengajuan gabungan mempertahankan nomor yang sama; pengajuan lama membuat revisi tertaut. Pengajuan kemudian masuk review Business Support dan Finance, lalu persetujuan Direksi dan proses pembayaran. Untuk advance, lanjutkan dengan LPJ.
Hasil pemeriksaan anggaran CE atau budget Add Cost yang dipilih menentukan jalurnya. Menu Permintaan Finance adalah tempat membuat pengajuan; tujuan persetujuannya mengikuti kondisi anggaran.
Persetujuan dan pembayaran AP per baris: Direksi dapat memilih baris utuh melalui Approve & Masuk Antrean Pembayaran; baris lain tetap menunggu persetujuan. Ini tidak memecah nominal satu baris. Finance memproses baris approved yang belum dibayar melalui Antrean Pembayaran. Setelah ekspor BCA, baris menunggu pembayaran; konfirmasi bank dengan bukti menandai baris tersebut terbayar. Ekspor saja bukan bukti dana sudah keluar. Setelah approval per baris dimulai, lanjutkan tahap pembayaran berikutnya melalui antrean.
Transfer sudah dilakukan: gunakan Approve & Sudah Terbayar jika tersedia, lalu lengkapi rekening, tanggal, referensi, dan bukti per penerima. Pengajuan menjadi Terbayar setelah semua baris dibayar. Uang Muka dilanjutkan dengan LPJ. Kalender Finance menampilkan pembayaran tercatat dan rencana baris approved berdasarkan jatuh tempo, bukan saldo bank.
Review dan status item: Finance dan Direksi meninjau baris sesuai tahapnya. Item yang disetujui berlabel Disetujui; Masuk Antrian Pembayaran sampai pembayaran dikonfirmasi. Disetujui Sebagian adalah status ringkasan pengajuan, bukan status item.
Memilih pembayaran: Di Antrean Pembayaran, gunakan ikon filter di kanan pencarian untuk memilih field pencarian dan membuka pengaturan lanjutan. Pilih maksimal 100 item dari satu atau beberapa rekening sumber; pilihan tidak menyembunyikan baris lain. Periksa jumlah pengajuan, item, total, dan subtotal rekening pada ringkasan. Aplikasi membuat batch terpisah per rekening sumber. Sesama BCA otomatis dipilih hanya ketika bank sumber dan penerima sama-sama BCA.
Dua keputusan Direksi pada jalur variance: persetujuan pertama mengizinkan selisih biaya di luar anggaran. Persetujuan pencairan dilakukan setelah review Finance. Variance disetujui belum berarti dana sudah boleh ditransfer dan tidak otomatis mengubah CE.
Jika variance ditolak: pengajuan tidak lanjut ke pembayaran. Tinjau kembali kebutuhan biaya dan buat pengajuan yang sesuai. Status Menunggu Persetujuan - Pengajuan non-CE belum berarti permohonan variance sudah dikirim; pengaju tetap perlu membuka detail dan memilih Ajukan Budget Variance.
Pemeriksaan anggaran CE untuk Project atau budget tersendiri untuk Add Cost. Jika tidak cukup, ajukan Budget Variance untuk keputusan Direksi sebelum review Finance. Direksi memilih baris AP ke Antrean Pembayaran; baris lain tetap menunggu. Ekspor BCA belum berarti terbayar. Konfirmasi transfer bank dengan bukti menandai baris terkait terbayar. Pengajuan selesai setelah semua baris terbayar; advance dilanjutkan LPJ.
Klik kotak halaman untuk membuka tujuannya di tab baru. Pada diagram 01, klik “Lanjut ke diagram 03” untuk membuka bagian 03 di tab baru. Gulir di area diagram untuk melihat bagian bawah. Gunakan + untuk memperbesar, atau pilih Buka diagram untuk melihatnya di tab baru.
Project baru memakai urutan tahunan, kode entitas, dan inisial klien. Venue dan Add Cost memiliki nomor turunan; nomor historis dipertahankan. Daftar CE/Add Cost menampilkan induk Project atau venue dan nomor dokumen yang tetap sama saat direvisi. Gunakan Filter untuk mencari dokumen menurut identitas, Project, venue, atau status. Ringkasan keuangan berada di tab Finance; perbandingan budget dan aktual di Costing.
Jika rincian pajak tersedia, atur nilai jual dan biaya CE per baris. Untuk biaya, pilih tanpa pajak atau gunakan Tax include untuk nilai termasuk/tidak termasuk pajak; pilihan nilai jual mengikuti pengaturannya sendiri. Finance menampilkan DPP, PPN, DPP + PPN, PPh, dan total pembayaran. Pemakaian budget CE, dampak laba/rugi, dan kas setelah pajak dihitung terpisah. Pengajuan CE parsial memakai biaya aktual yang diajukan per alokasi penerima, bukan seluruh nilai referensi CE. Catatan perbedaan pajak pembayaran dari CE bersifat opsional; dokumen tersimpan mempertahankan versi pajaknya. Baris biaya baru dimulai tanpa pajak; pilih satu pajak atau PPN bersama satu jenis PPh vendor yang kompatibel dari Tax Master. Buka bagian DPP untuk memeriksa atau mengisi dasar pengenaan per pajak. Tarif dan ambang review tahunan mengikuti pengaturan master. Gunakan Tax include untuk termasuk/tidak termasuk pajak dan pengaturan lanjutan untuk PPh ditanggung vendor atau perusahaan. Data historis yang belum dikonfirmasi tetap perlu diperiksa.
Setiap venue memiliki CE dan budget sendiri. Pada pembayaran vendor/pribadi, satu pengajuan dapat memiliki beberapa alokasi Project/venue dan penerima. Setiap alokasi tetap mengikuti budget CE terkait.
CE pertama dapat disetujui Direksi atau Finance. Revisi atas CE approved wajib disetujui Direksi. Pengajuan finance tetap melalui review Business Support dan Finance, kemudian persetujuan Direksi dan proses transfer.
Draft revisi belum menggantikan CE yang berlaku. Setelah revisi disetujui Direksi, komitmen pada item yang sama tetap mengurangi sisa budget.
Item tanpa alokasi CE atau nilai yang melebihi kapasitas memerlukan persetujuan selisih. Pada pengajuan gabungan, variance yang disetujui mempertahankan nomor pengajuan; pengajuan lama mengikuti alur revisi tertaut. Persetujuan ini tidak otomatis mengubah CE.
Status pengajuan non-CE: jika tanpa alokasi CE atau melebihi kapasitas, aplikasi menampilkan Menunggu Persetujuan - Pengajuan non-CE. Untuk melanjutkan, ajukan Budget Variance beserta alasan dan nilai selisihnya.
Sebelum mengirim pengajuan: lengkapi nama bank, nomor rekening, dan pemilik rekening penerima.
Kelola kategori melalui Data Master → Kategori Opex. Kategori nonaktif tetap terbaca pada riwayat. Gaji & Tunjangan adalah kategori umum; fitur ini tidak menghitung atau memproses payroll khusus.