1. Ruang lingkup
Kebijakan ini menjelaskan pemrosesan informasi melalui Qollabo. Organisasi yang mengelola workspace menentukan pengguna yang berwenang, akses, dan penggunaan data operasionalnya. Hubungi administrator workspace untuk mengetahui penanggung jawab data pada organisasi Anda.
2. Informasi yang diproses
Qollabo memproses identitas akun seperti nama dan email, peran, departemen, keanggotaan workspace, serta informasi yang Anda masukkan: project, venue, anggaran, pengajuan keuangan, invoice, dokumen, dan kontak klien atau vendor. Dokumen vendor dan pembayaran dapat memuat NIK, NPWP, identitas, serta rekening bank. Informasi teknis, sesi, aktivitas persetujuan, dan pengiriman notifikasi juga dapat dicatat untuk menjalankan dan melindungi layanan.
3. Tujuan penggunaan
Informasi digunakan untuk autentikasi, pengaturan akses, kolaborasi, pengelolaan dokumen dan transaksi, pencatatan persetujuan, pemberitahuan, dukungan, dan keamanan. Pemrosesan mengikuti kebutuhan layanan, instruksi organisasi, kewajiban yang berlaku, atau persetujuan ketika diperlukan. Hanya masukkan data yang relevan dan yang berhak Anda gunakan.
4. Login Google dan penyedia layanan
Jika Anda memilih login Google, informasi identitas akun digunakan untuk masuk dan memeriksa izin akses Qollabo. Layanan menggunakan Supabase untuk autentikasi, database, dan penyimpanan dokumen, serta Resend untuk email transaksional. Integrasi Google Chat yang diaktifkan dapat memproses identitas Google, tujuan percakapan, dan ringkasan notifikasi pekerjaan. Penyedia tersebut memproses informasi sesuai layanan dan pengaturannya; pemrosesan dapat melibatkan infrastruktur di luar negara Anda.
5. Fitur AI
Saat Anda menggunakan AI Assistant, isi percakapan dan konteks seperti peran, departemen, halaman, serta bahasa dikirim ke Google Gemini untuk menghasilkan jawaban. Riwayat percakapan disimpan di Qollabo. Impor Cost Estimation berbantuan AI juga dapat memproses dokumen, isi spreadsheet, nama vendor, dan kategori yang terkait. Hindari mengirim rahasia atau data pribadi yang tidak diperlukan. Penggunaan AI tunduk pula pada ketentuan penyedia terkait.
6. Cookie dan penyimpanan browser
Cookie dan penyimpanan browser digunakan untuk sesi login, pilihan workspace, bahasa, dan preferensi antarmuka. Menghapus atau memblokir penyimpanan ini dapat mengakhiri sesi atau mengubah preferensi. Anda dapat mengelolanya melalui pengaturan browser.
7. Akses dan perlindungan informasi
Akses data dibatasi melalui autentikasi, keanggotaan workspace, serta peran dan izin pengguna. Informasi dapat tersedia bagi pengguna yang berwenang dan penyedia yang mendukung fitur terkait. Administrator bertanggung jawab meninjau akses organisasi. Tidak ada sistem elektronik yang dapat menjamin keamanan mutlak; laporkan dugaan akses tanpa izin kepada administrator.
8. Penyimpanan dan hak Anda
Kebutuhan penyimpanan bergantung pada jenis data, tujuan operasional, audit, dan kewajiban organisasi. Pencabutan akses akun tidak otomatis menghapus dokumen bisnis atau riwayat persetujuan. Anda dapat meminta informasi, akses, perbaikan, salinan, penghapusan, pembatasan pemrosesan, atau penarikan persetujuan sesuai ketentuan yang berlaku melalui administrator workspace. Permintaan dapat memerlukan verifikasi identitas dan pertimbangan kewajiban penyimpanan yang berlaku.
9. Perubahan dan pertanyaan
Perubahan kebijakan akan ditampilkan di halaman ini dengan tanggal pembaruan. Untuk pertanyaan privasi atau permintaan terkait data, hubungi administrator workspace terlebih dahulu. Jangan melampirkan dokumen identitas atau informasi sensitif pada pesan awal sebelum administrator menjelaskan cara penyampaian yang sesuai.
Butuh bantuan?
Hubungi administrator workspace Qollabo Anda untuk pertanyaan layanan atau permintaan terkait data.